داده های فاکتور و پرداخت می تواند حساس باشد.
این شامل شماره حساب، آدرس کسب و کار و بسیاری از اطلاعات دیگر است که می تواند توسط مجرمان سایبری استفاده شود.
حتی اگر نگران هکرها نیستید، تصور کنید تمام فاکتور فروش اکسل سال گذشته و سردردی را که در زمان مالیات ایجاد می‌شود از دست بدهید.
ذخیره ایمن فاکتورها بهترین روش است، چه در مورد اسناد در جریان کار فعلی صحبت کنید یا یک بایگانی که برای اهداف مطابقت یا ممیزی نگهداری می شود.
حتی با اتوماسیون، برخی از فاکتور خام و فرآیندهای مرتبط نیاز به امضای واقعی دارند.
خواه به منظور پیروی از قوانین نظارتی باشد یا صرفاً بخواهید روی صورت‌حساب‌های گران قیمت ثبت نام کنید، مدیریت تأییدیه‌های کاغذ و جوهر به سرعت آشفته می‌شود.
به جای مسیریابی اسناد کاغذی در اطراف دفتر یا تکیه بر شخصی برای اسکن، امضا و اسکن مجدد اسناد ارسال شده به ایمیل، سرمایه گذاری در مدیریت اسناد و نرم افزار پردازش فاکتور که از امضای الکترونیکی پشتیبانی می کند را در نظر بگیرید.
فاکتور آماده می توانند از هر جایی دریافت شوند، فایل های PDF ایمیل شده، ارسال های فقط XML، اسناد فکس شده، حتی کاغذهای پستی.
بدون توجه به منبع یا فرمت، سیستم مدیریت اسناد فاکتورها را دریافت کرده و فرآیند خواندن آنها را آغاز می کند.
سیستم‌های با کیفیت پایین به سادگی تصویری از سند می‌گیرند و کاربران را مجبور می‌کنند تا داده‌های کلیدی مانند مجموع، فروشنده، اطلاعات مالیاتی، تاریخ سررسید و موارد دیگر را وارد کنند.
برخی از فاکتور های الکترونیکی با فرمول محاسبه درصد سود فروش می توانند نرخ سود ماهیانه را برایتان محاسبه کنند.
برخی از سیستم‌ها OCR را برای خواندن متن انجام می‌دهند تا حداقل آن را قابل جستجو کنند، اما اطلاعات زمینه‌ای تجاری وجود ندارد.
